마케팅팀의 효율이 더 높아졌고 업무량을 잘 파악할 수 있게 되었습니다. 팀이 조율되고 통합되어 있습니다. Asana를 사용하여 캠페인 일정을 쉽게 파악할 수 있으므로 프로그램을 더 적으면서도 대규모로 실행할 수 있고 출시일을 전략적으로 선택하여 수익 효과를 극대화할 수 있습니다.

Andrea Leon Trozak, 프로그램 관리 시니어 디렉터

Asana가 Genesys가 더 스마트하게 일할 수 있도록 돕는 방법

대규모 마케팅 제작 간소화

Asana의 직접 배정 워크플로를 통해 프로젝트 매니저는 전략적 계획 수립과 프로세스 최적화에 집중할 수 있게 되었습니다. 이제 리더십은 팀의 목표 대비 진행 상태를 파악할 수 있으며, ROI가 높은 이니셔티브에 리소스를 집중할 수 있습니다. 또한 지역 마케터는 예정된 캠페인을 확인하고 현지 캠페인에 자산을 활용할 수 있습니다. 

더 영향력 있는 업무에 집중할 시간 확보

Asana를 사용하기 전에는 여러 곳에서 요청이 들어왔고 프로덕션 팀은 공식 대기열에서 추적되지 않는 업무에 너무 많은 시간을 할애했습니다. 

이제 마케팅 PMO는 더 이상 직접 할당된 업무를 분류할 책임이 없으며, 이메일이나 채팅을 통한 요청이 현저히 감소했습니다. 매월 350건 이상의 양식 제출과 2,600개의 자동화 규칙 트리거 덕분에 마케팅 팀은 연간 140일 이상의 근무일에 해당하는 상당한 관리 시간을 절약할 수 있습니다.

양식으로 마케팅 담당자의 더 빠른 업무 시작 지원

• 마케팅팀에 요청을 제출하기 위해 Genesys 직원은 프로덕션 팀을 위한 니즈 및 결과물 세부 정보가 포함된 Asana 양식 을 작성합니다.

• 캠페인, 크리에이티브 서비스, 웨비나, 동영상, 소셜 게시물 등 요청 유형에 따라 Asana 규칙이 해당 팀의 Asana 보드에 자동으로 할당합니다. 

자동화로 업무를 적절한 팀에 전달 

• 소규모 요청은 관련 팀에 직접 배정되며, 해당 팀은 수신 작업을 분류합니다. 

• 통합 마케팅 캠페인이나 글로벌 프로그램이 포함된 복잡한 요청은 다양한 마케팅 서비스 및 이해관계자와의 협업이 필요하므로 PMO 팀으로 전달됩니다.

사람들은 이전 프로젝트 관리 플랫폼을 마지못해 사용했지만 불만을 토로했고 UI를 결코 이해하지 못했습니다. 따라서 PMO와 마케팅 서비스 팀은 이해관계자의 작업을 관리하는 데 너무 많은 시간을 썼습니다. 우리의 최우선 과제는 이해관계자가 빠르게 배울 수 있는 사용하기 쉬운 애플리케이션을 찾는 것이었습니다. Asana에 대해 흥미로운 점은 애자일 방법론을 사용할 수 있다는 점이었습니다. 프로젝트 보기를 개인화할 수 있는 유연성은 큰 도움이 되었습니다.

Andrea Leon Trozak, 프로그램 관리 시니어 디렉터

단일 정보 소스를 통해 이해관계자 조율

마케팅팀의 이전 프로젝트 관리 플랫폼은 지나치게 복잡하여 이해관계자가 업무에 참여하기 어려웠고, 프로젝트 매니저는 각각 50개 이상의 프로젝트를 동시에 관리해야 했습니다. 

Asana는 팀에 캠페인 업무를 추적할 수 있는 중앙 집중식 공간을 제공하여 이해관계자의 참여를 크게 개선하고 전략적 프로젝트와 관련하여 발생하는 조율 업무인 '일을 위한 일'을 줄여줍니다.

대화, 맥락, 업무가 한 곳에서 포착됩니다

• 모든 Genesys 마케팅 서비스 팀에는 전용 Asana 프로젝트 보드가 있으며, 이 보드는 프로덕션 대기열 역할을 하며 팀 및 이해관계자와 함께 결과물을 추적하고 관리하는 데 사용됩니다.

• 작업 내의 댓글을 통해 이해관계자 논의가 업무와 연관된 상황에서 이루어지도록 할 수 있습니다.

• 팀원들은 매달 4,000개에 가까운 댓글을 공유하며, 이로 인해 이해관계자의 참여가 증가하는 동시에 이메일과 다른 앱을 전환할 필요가 줄어들었습니다. 

표준화된 프로세스는 팀 협업에 도움이 됩니다

• 마케팅 팀은 완료해야 하는 주요 업무에 대한 작업이 미리 채워진 템플릿을 사용하여 많은 신규 프로젝트를 시작합니다.

• 그런 다음 이러한 작업을 여러 프로젝트에 추가하여 각 팀의 전용 Asana 보드에 표시합니다. 이를 통해 그룹 간 업무를 통합하는 동시에 팀이 한 곳에서 작업을 확인할 수 있습니다. 

원활한 인계로 글로벌 팀 연결하기

Genesys 전체에서 팀 파일 협업을 위해 SharePoint가 사용되며, 마케팅 팀은 Bynder를 디지털 자산 관리 시스템으로 사용합니다. PMO 팀은 크리에이티브 팀이 파일을 두 번 업로드하는 것에 대해 걱정할 필요 없이 크리에이티브 에셋과 소스 파일이 Bynder에 업로드되도록 해야 했습니다. 

팀은 Asana API와 Tray.io를 사용하여 이러한 앱을 연결하고 하나의 통합 워크플로를 만들었습니다. 

자동화로 자산 관리 간소화

• 마케팅 운영 팀은 Tray.io를 사용하여 Asana에서 자동화된 '트리거'를 설계하여 크리에이티브 에셋과 소스 파일을 자동으로 업로드했습니다.

• 이제 디자이너는 SharePoint에 파일을 업로드한 후 관련 Asana 작업의 사용자 지정 필드에 링크를 붙여넣습니다. 

• 그런 다음 '트리거'가 SharePoint에서 Bynder로 파일을 보내 콘텐츠팀이 검토하고 업로드를 완료합니다.

번역 요청에 대한 더 원활한 인수인계를 가능하게 하는 연동

• 자료를 다른 언어로 번역해야 하는 경우 지역 캠페인 매니저는 필요한 Bynder 링크와 함께 요청을 제출합니다. 

• 필요한 링크가 Asana 필드에 추가되면 Tray.io를 통한 자동화가 트리거되어 Bynder에서 자산을 가져와 번역 업체의 번역 프로젝트 플랫폼으로 전달합니다.

번역 요청이 진행됨에 따라 해당 상태가 공급업체의 번역 플랫폼에서 Asana 작업으로 다시 동기화되어 지역 캠페인 매니저가 진행 상태를 추적할 수 있습니다.

한 가지 주요 이점은 마케팅 담당자가 팀에 가장 효율적인 방식으로 업무를 관리할 수 있는 사용자 지정 가능한 옵션이 있다는 것이었습니다. Asana 덕분에 사용자의 불만을 줄이고, 프로젝트 상태에 대한 가시성을 높이고, PMO 팀이 워크플로 최적화와 전략적 프로그램 관리에 더 많은 시간을 할애할 수 있었습니다.

마케팅 PMO 선임 매니저 Candice Sanders

프로젝트 매니저 대신 Asana로 마케팅 조직 확장

Asana를 사용한 첫해에 PMO 팀은 이해관계자의 채택률을 400% 증가시켰습니다. 앞으로 팀은 Asana를 통해 마케팅 부서의 운영 효율성을 지속적으로 개선하여 비즈니스 성장에 리소스를 집중할 수 있도록 할 것입니다.